Prodotti su richiesta per enti pubblici: come funziona la ricerca personalizzata

Che cosa si intende esattamente per "prodotto su richiesta"

La formula copre tre situazioni diverse, che si affrontano in modo diverso.

Il prodotto esiste ma non è a catalogo. È il caso più semplice: un arredo di una certa misura, un articolo tecnico, un ricambio, un capo di vestiario di servizio che nessun fornitore abilitato ha pubblicato. Serve solo qualcuno che lo reperisca e lo quoti.

Il prodotto va configurato. Esiste in commercio, ma nella misura, nel colore, nel materiale o nella dotazione richiesta va ordinato appositamente. Qui incidono i tempi di produzione, non solo quelli di consegna.

Il prodotto va sostituito con un equivalente. L'articolo in uso è fuori produzione, e l'ufficio deve individuare un bene che assolva alla stessa funzione. È qui che il principio di equivalenza diventa uno strumento operativo, non un tecnicismo.

Perché un prodotto non è a catalogo (e perché non è un ostacolo)

Il catalogo MePA è alimentato dai fornitori abilitati, che scelgono quali articoli pubblicare. Un'impresa abilitata a una categoria merceologica può vendere ciò che rientra in quella categoria anche se non lo ha esposto a catalogo: la pubblicazione è una vetrina, non il perimetro di ciò che può fornire. L'assenza dall'elenco articoli è quindi un problema di visibilità, non di legittimità dell'acquisto. Restano ferme le regole ordinarie — motivazione della scelta, corretta stima del valore, procedura commisurata all'importo — descritte nella pagina sulle forniture MePA.

Come si descrive un prodotto senza restringere la concorrenza

È il passaggio tecnicamente più delicato, e l'errore ha conseguenze concrete: una specifica scritta male o restringe illegittimamente il mercato, o produce offerte non confrontabili.

L'art. 79 del D.Lgs. 36/2023 rinvia all'Allegato II.5, che al punto 5 della Parte II indica come vanno formulate le specifiche tecniche: in termini di prestazioni o requisiti funzionali (purché i parametri siano abbastanza precisi da consentire agli offerenti di determinare l'oggetto dell'appalto), oppure mediante riferimento a norme e specifiche tecniche — con preferenza per le norme che recepiscono norme europee — e in questo caso «ciascun riferimento contiene l'espressione "o equivalente"». Le due modalità possono anche essere combinate.

Il punto 6 stabilisce il divieto: salvo che sia giustificato dall'oggetto dell'appalto, le specifiche tecniche non possono menzionare una fabbricazione o provenienza determinata, un procedimento caratteristico di un operatore specifico, né fare riferimento a un marchio, a un brevetto, a un tipo, a un'origine o a una produzione specifica che avrebbero l'effetto di favorire o eliminare talune imprese. La menzione è ammessa in via eccezionale, solo quando una descrizione sufficientemente precisa e intelligibile non sia altrimenti possibile, e va sempre accompagnata da «o equivalente».

Il rovescio della medaglia è il principio di equivalenza: l'amministrazione non può escludere un'offerta perché il prodotto non è conforme alle prestazioni o alle specifiche richieste, se vi ottempera in modo equivalente (punto 7). Sta all'operatore dimostrare l'equivalenza nella propria offerta, con qualsiasi mezzo appropriato, compresi i mezzi di prova dell'art. 105 del Codice (punto 8) — schede tecniche del fabbricante, certificazioni, rapporti di prova.

In pratica, una richiesta ben formulata contiene: funzione del bene, parametri misurabili (dimensioni, capacità, portata, grammatura, potenza), norme o certificazioni applicabili, condizioni d'uso, e — solo se serve a rendere intelligibile la richiesta — il riferimento al prodotto in uso seguito da «o equivalente».

Quale procedura usare

La scelta dipende dall'importo e dal grado di confronto che l'ente vuole aprire. Nessuna di queste procedure richiede che il bene sia già pubblicato a catalogo.

Trattativa diretta. L'amministrazione negozia con un solo operatore abilitato alla categoria. È lo strumento naturale dell'affidamento diretto ed è quello che meglio si presta al prodotto configurato o difficile da reperire, perché consente di definire insieme specifiche, quantità e tempi prima di formalizzare l'affidamento.

Confronto di preventivi. Stessa logica, ma con più operatori invitati. Interpellare più fornitori non trasforma l'affidamento diretto in procedura negoziata: l'art. 3 dell'Allegato I.1 al Codice prevede espressamente questa facoltà, con scelta discrezionale della stazione appaltante e obbligo di motivazione.

RdO Semplice o Evoluta. Procedure vere e proprie, la prima a lotto unico con criterio del minor prezzo, la seconda con uno o più lotti e criterio del minor prezzo o del miglior rapporto qualità-prezzo. Sono la strada per gli importi superiori alla soglia dell'affidamento diretto, o quando il capitolato tecnico è articolato.

Pubblicazione a catalogo su richiesta. Il fornitore abilitato può inserire l'articolo nel proprio catalogo perché l'ente possa poi acquistarlo con ordine diretto. È utile quando la fornitura si ripeterà nel tempo.

Consultazione preliminare di mercato. Prima ancora di scegliere la procedura, l'art. 77 del Codice consente alle stazioni appaltanti di svolgere consultazioni di mercato per predisporre gli atti di gara — inclusa la scelta della procedura — e di acquisire informazioni, consulenze, relazioni e documentazione anche tecnica da esperti e operatori di mercato. La documentazione così raccolta è utilizzabile nella pianificazione e nello svolgimento della procedura, a condizione che non falsi la concorrenza e non violi i principi di non discriminazione e trasparenza. È lo strumento formale per capire se e a quali condizioni un bene inusuale esiste sul mercato.

I vincoli che restano, anche sul prodotto su misura

La natura "personalizzata" della fornitura non sospende nulla.

• Soglie. Per forniture e servizi l'affidamento diretto è ammesso sotto i 140.000 euro, anche senza consultare più operatori, purché si scelga un soggetto con documentate esperienze pregresse idonee (art. 50, comma 1, lett. b). Da 140.000 euro alla soglia europea si passa alla procedura negoziata con almeno cinque operatori (lett. e): una fascia che nel 2026-2027 esiste in concreto per le amministrazioni sub-centrali — comuni, province, istituti scolastici — la cui soglia europea per forniture e servizi è di 216.000 €, mentre per le autorità governative centrali la soglia coincide con i 140.000 € (regolamenti delegati (UE) 2025/2150, 2025/2151 e 2025/2152).
• Obbligo di mercato elettronico. Per acquisti pari o superiori a 5.000 euro e inferiori alla soglia europea resta l'obbligo di ricorrere al mercato elettronico (art. 1, comma 450, L. 296/2006).
• Benchmark Consip. Se esiste una convenzione attiva per beni comparabili, i suoi parametri di prezzo-qualità sono il limite massimo (art. 26, comma 3, L. 488/1999).
• Rotazione. Il principio dell'art. 49 si applica anche qui, con la deroga sotto i 5.000 euro.
• Divieto di frazionamento. «Un appalto non può essere frazionato per evitare l'applicazione delle norme del codice, tranne nel caso in cui ragioni oggettive lo giustifichino» (art. 14, comma 6). Spezzare una fornitura personalizzata in più ordini per restare sotto soglia espone l'affidamento a un profilo di illegittimità.

Cosa allegare a una richiesta perché produca un'offerta utile

La qualità della risposta dipende dalla qualità della richiesta. Sei elementi:

1. La funzione: a cosa serve il bene e in quale contesto viene usato.
2. I parametri misurabili: misure, materiale, capacità, portata, grammatura, alimentazione, colore.
3. Le norme o certificazioni richieste, se il bene è normato.
4. Un riferimento visivo o di catalogo: foto dell'articolo in uso, codice prodotto, scheda tecnica del bene sostituito — sempre con la clausola «o equivalente».
5. Quantità e ripetitività: pezzi ora, pezzi previsti nell'anno.
6. Consegna: indirizzo o indirizzi, piano, presenza di montascale o accesso mezzi, e la data entro cui il bene deve essere in servizio.

Le stesse informazioni servono a un comune, a un istituto scolastico e a un comando di polizia locale: cambia solo la merceologia. Il percorso operativo è descritto nella pagina dedicata ai prodotti su richiesta.

Che cosa determina i tempi

Tre fattori, in ordine di peso. La reperibilità: un bene a stock arriva nei tempi ordinari di consegna, un bene da produrre segue i tempi del produttore, che vanno chiesti prima di formalizzare l'ordine. La precisione della specifica: ogni giro di chiarimenti costa giorni, e una richiesta completa alla prima passata li evita. Gli adempimenti a valle — acquisizione del CIG, verifica dei requisiti, formalizzazione dell'affidamento — in capo alla stazione appaltante ma incidenti sulla consegna effettiva. Sul pagamento vale il termine ordinario di trenta giorni dell'art. 4, comma 2, del D.Lgs. 231/2002, estendibile per iscritto fino a un massimo di sessanta giorni solo se oggettivamente giustificato dalla natura del contratto (comma 4).