MePA e acquisti pubblici: cosa sapere per richiedere una fornitura

Che cos'è il MePA e perché un ente ci passa

Il MePA non è un negozio online e non è una gara: è uno strumento di negoziazione telematica. Le imprese che vogliono vendere alla PA si abilitano a uno o più bandi merceologici — Beni, Servizi, Lavori di manutenzione — dichiarando il possesso dei requisiti richiesti dal capitolato tecnico. Solo da quel momento diventano visibili e interpellabili dalle amministrazioni.

Per l'ufficio acquisti questo significa che il primo filtro sul fornitore è già stato fatto dalla piattaforma: abilitazione alla categoria e coerenza dei prodotti con il capitolato sono condizioni di accesso al mercato. Restano invece in capo alla stazione appaltante la scelta dell'operatore, la motivazione di quella scelta e la verifica dei requisiti in fase di aggiudicazione.

Il MePA è anche una piattaforma di approvvigionamento digitale certificata, quindi assolve agli obblighi di digitalizzazione introdotti dal Codice dei contratti pubblici (artt. 19 e ss., D.Lgs. 36/2023) e dialoga con la Piattaforma Contratti Pubblici di ANAC per l'acquisizione del CIG. È la ragione pratica per cui molti enti ci passano anche quando non sarebbe formalmente obbligatorio: la tracciabilità è integrata nel processo, non aggiunta dopo. Le domande più frequenti degli uffici acquisti su questo punto sono raccolte nella pagina dedicata alle forniture MePA.

Quando il MePA è obbligatorio

L'obbligo nasce dall'art. 1, comma 450, della L. 296/2006, come modificato dalla L. 145/2018: per gli acquisti di beni e servizi di importo pari o superiore a 5.000 euro e inferiore alla soglia di rilevanza europea, le amministrazioni devono ricorrere al mercato elettronico o ad altri sistemi telematici di negoziazione. Sotto i 5.000 euro l'obbligo non opera: l'ente può acquistare fuori piattaforma, restando comunque tenuto alla motivazione e alla tracciabilità.

È un obbligo distinto da quello delle convenzioni Consip: quando esiste una convenzione attiva per la merceologia, i suoi parametri di prezzo-qualità costituiscono il limite massimo per l'acquisto di beni comparabili (art. 26, comma 3, L. 488/1999), e l'ente che compra altrove deve poter dimostrare condizioni almeno equivalenti.

Per i comuni vale inoltre l'art. 23-ter, comma 3, del D.L. 90/2014, che consente di procedere autonomamente sotto i 40.000 euro, fermi restando obblighi di mercato elettronico e parametri Consip: le implicazioni operative sono approfondite nella pagina sulle forniture per comuni.

I cinque modi di acquistare sul MePA

Ordine diretto d'acquisto (ODA)

È la forma più rapida. Il Punto Ordinante seleziona dal catalogo il prodotto già pubblicato dal fornitore abilitato, alle condizioni economiche e tecniche che il fornitore ha esposto, e invia l'ordine. Il contratto di fornitura si perfeziona nel momento in cui l'ordine — conforme ai prerequisiti del bando e all'offerta a catalogo — è sottoscritto digitalmente e inviato dall'amministrazione tramite il portale. Non c'è negoziazione: si compra quello che c'è, al prezzo che c'è.

L'ODA funziona bene per il materiale standardizzato e ricorrente; funziona male quando l'esigenza è specifica o quando il prodotto adatto non è pubblicato a catalogo.

Trattativa diretta

L'amministrazione negozia con un solo operatore economico abilitato alla categoria di riferimento. L'offerta economica è sempre a prezzo fisso e l'oggetto della negoziazione deve rientrare in una delle categorie dei bandi MePA. È lo strumento naturale dell'affidamento diretto sotto i 140.000 euro: consente di definire prodotto, quantità, tempi e prezzo su misura, senza aprire un confronto competitivo.

Confronto di preventivi

Stessa logica della trattativa diretta, ma con più operatori invitati: serve quando l'ente vuole un riscontro di mercato pur restando nel perimetro dell'affidamento diretto. Un punto che genera equivoci: interpellare più operatori non trasforma automaticamente l'affidamento diretto in procedura negoziata. L'art. 3 dell'Allegato I.1 al Codice prevede espressamente questa facoltà, e la scelta resta operata discrezionalmente dalla stazione appaltante, fermo l'obbligo di motivarla.

RdO Semplice

Una procedura vera, ma essenziale: lotto unico, aggiudicazione al minor prezzo. Adatta a forniture omogenee, dove la qualità è già definita dal capitolato.

RdO Evoluta

La configurazione più articolata: uno o più lotti, criterio del minor prezzo oppure del miglior rapporto qualità-prezzo, con griglia di valutazione tecnica. È lo strumento per gli affidamenti sopra i 140.000 euro fino alla soglia europea.

Le soglie che decidono la procedura nel 2026

Dal 1° gennaio 2026 al 31 dicembre 2027 valgono le soglie di rilevanza europea fissate dai regolamenti delegati (UE) 2025/2150, 2025/2151 e 2025/2152 del 22 ottobre 2025:

Sotto la soglia europea, l'art. 50 del D.Lgs. 36/2023 divide forniture e servizi in due fasce: affidamento diretto sotto i 140.000 euro, procedura negoziata senza bando con almeno cinque operatori dai 140.000 euro alla soglia europea. Per un comune o un istituto scolastico, quindi, la fascia della procedura negoziata va da 140.000 a 216.000 euro.

A prescindere dall'importo resta il principio di rotazione dell'art. 49: il contraente uscente non può essere riaffidatario di due affidamenti consecutivi nello stesso settore merceologico, salvo le eccezioni e i reinviti motivati previsti dallo stesso articolo, con deroga sotto i 5.000 euro.

Prima della procedura: la richiesta di preventivo

Il passaggio che precede ogni procedura è la richiesta di offerta informale: non è un atto di gara, non impegna l'ente, serve a capire se il prodotto esiste, quanto costa e in quanto tempo arriva. Perché produca una risposta utile, servono cinque informazioni:

1. Cosa serve, col massimo dettaglio tecnico disponibile — modello, misure, materiale, certificazioni, o la foto o il codice del prodotto in uso.
2. Quante unità, comprese le forniture ripetute nell'anno.
3. Dove va consegnato, indirizzo per indirizzo: il costo di trasporto cambia con il numero di punti di consegna.
4. Entro quando, se esiste un vincolo di bilancio o di calendario.
5. Come si intende procedere: ordine da catalogo, trattativa diretta, confronto di preventivi.

Se il prodotto non compare a catalogo non è detto che non sia acquistabile: un fornitore abilitato alla categoria può quotarlo tramite trattativa diretta o pubblicarlo su richiesta. È il percorso descritto nella pagina dei prodotti su richiesta.

Dopo l'affidamento: gli adempimenti che restano

Chiuso l'affidamento restano tre passaggi che condizionano i tempi effettivi di consegna e pagamento.

CIG e tracciabilità. Dal 2024 il ciclo di vita dei contratti pubblici è digitalizzato: il CIG si acquisisce tramite le piattaforme di approvvigionamento digitale certificate, interoperabili con la Piattaforma Contratti Pubblici di ANAC. Per gli affidamenti diretti sotto i 5.000 euro e per le fattispecie escluse dall'ambito del Codice, il Comunicato del Presidente ANAC del 18 giugno 2025 ha prorogato la possibilità di utilizzare l'interfaccia web della PCP — misura dichiaratamente transitoria, quindi da riverificare prima di ogni utilizzo.

Verifica dei requisiti. Le procedure avviate dal 1° gennaio 2024 si appoggiano al Fascicolo Virtuale dell'Operatore Economico (FVOE 2.0) di ANAC per accertare l'assenza delle cause di esclusione e il possesso dei requisiti. Un fornitore che tiene il fascicolo aggiornato accorcia sensibilmente questa fase.

Tempi di pagamento. Nelle transazioni commerciali in cui il debitore è una pubblica amministrazione, il termine ordinario è di trenta giorni (art. 4, comma 2, D.Lgs. 231/2002). Le parti possono pattuire per iscritto un termine più lungo quando oggettivamente giustificato dalla natura del contratto, ma in nessun caso oltre sessanta giorni (art. 4, comma 4). Se il contratto prevede una verifica di conformità della merce, questa non può durare più di trenta giorni dalla consegna, salvo diverso accordo scritto previsto nella documentazione di gara (art. 4, comma 6). Il quadro complessivo del rapporto con l'ente è descritto in forniture per la Pubblica Amministrazione.