Come scegliere un fornitore MePA per la Pubblica Amministrazione

Risposta breve

Un fornitore MePA si valuta su quattro elementi: abilitazione al bando merceologico corretto su Acquisti in Rete, esperienze pregresse documentate con enti pubblici (requisito richiesto dall'art. 50, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 36/2023 per l'affidamento diretto), capacità di rispondere nei tempi alle negoziazioni telematiche, correttezza amministrativa su fatturazione elettronica, codice SDI e PEC. Il prezzo di catalogo viene dopo: un fornitore che costa il 3% in meno e consegna in cinque settimane costa più di uno puntuale.

Per gli acquisti pari o superiori a 5.000 euro l'ente deve passare dal mercato elettronico (art. 1, comma 450, L. 296/2006). Sotto quella cifra l'obbligo non opera, ma dal 1° gennaio 2024 la procedura va comunque gestita su una piattaforma di approvvigionamento digitale certificata AgID (artt. 19 e seguenti del Codice dei contratti pubblici).

Cosa significa "fornitore abilitato al MePA"

Il MePA — Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, gestito da Consip nel portale Acquisti in Rete — è organizzato per bandi merceologici: un operatore si abilita a uno o più bandi e solo dentro quei bandi può ricevere un ordine o un invito a negoziare. Un fornitore può quindi essere eccellente e comunque non essere selezionabile per l'acquisto in corso, se non è abilitato alla categoria corretta: la prima verifica è sempre questa.

L'abilitazione non è però una certificazione di qualità: attesta che l'operatore ha dichiarato e documentato i requisiti del bando. La valutazione di merito resta alla stazione appaltante.

Quando l'ufficio acquisti deve passare dal MePA

La soglia dei 5.000 euro

La tabella Obblighi/Facoltà di Consip è esplicita: per gli acquisti di importo inferiore a 5.000 euro non rilevano gli obblighi di ricorso al MePA, ad altri mercati elettronici o al sistema telematico della centrale regionale (art. 1, comma 450, L. 296/2006, come modificato dall'art. 1, comma 130, L. 145/2018, che ha innalzato la soglia da 1.000 a 5.000 euro).

Sopra i 5.000 euro l'obbligo si attiva, ma non con la stessa rigidità per tutti, perché il comma 450 è costruito su due periodi. Il primo obbliga le amministrazioni statali centrali e periferiche — escluse scuole e istituzioni educative e universitarie — a ricorrere al MePA. Il secondo riguarda le altre amministrazioni pubbliche ex art. 1 del D.Lgs. 165/2001 e le autorità indipendenti, che possono usare il MePA oppure altri mercati elettronici oppure il sistema telematico della centrale regionale.

Comuni, province e istituti scolastici ricadono nel secondo periodo: per loro il MePA è una delle strade possibili, non l'unica. Lo ha confermato la Corte dei conti (Sez. centrale controllo di legittimità, delib. SCCLEG/7/2026/PARERE, 9 aprile 2026, depositata il 14 aprile): le piattaforme di approvvigionamento digitale certificate ex art. 25 del D.Lgs. 36/2023 sono una legittima alternativa al MePA per adempiere a quell'obbligo.

Le soglie di affidamento nel 2026

Sotto le soglie europee, per forniture e servizi l'art. 50 del D.Lgs. 36/2023 prevede:

• affidamento diretto sotto 140.000 euro, anche senza consultazione di più operatori economici, purché siano scelti soggetti in possesso di documentate esperienze pregresse idonee all'esecuzione delle prestazioni contrattuali (comma 1, lett. b);
• procedura negoziata senza bando, con consultazione di almeno cinque operatori economici ove esistenti, da 140.000 euro fino alle soglie europee (comma 1, lett. e).

Le soglie europee sono state aggiornate dal regolamento delegato UE 2025/2152 del 22 ottobre 2025 (settori ordinari) e dai paralleli 2025/2150 e 2025/2151, applicabili dal 1° gennaio 2026 e validi fino al 31 dicembre 2027:

Per un comune o una scuola la fascia sotto soglia europea arriva quindi a 216.000 euro, mentre l'affidamento diretto resta possibile solo sotto 140.000 euro: due soglie che non vanno sovrapposte. I comuni, sotto 40.000 euro, possono inoltre procedere ad acquisti autonomi, fermi gli obblighi sui mercati elettronici e il benchmark Consip (art. 23-ter, comma 3, D.L. 90/2014, come modificato dall'art. 1, comma 501, L. 208/2015).

La digitalizzazione della procedura

Dal 1° gennaio 2024 affidamento ed esecuzione vanno svolti su piattaforme certificate AgID (artt. 19 e seguenti, D.Lgs. 36/2023); Acquisti in Rete è certificata e ANAC ne gestisce il registro. Per i micro-affidamenti resta una semplificazione attiva: con comunicato del 18 giugno 2025 l'ANAC ha prorogato, senza termine finale, l'uso dell'interfaccia web della Piattaforma Contratti Pubblici per gli affidamenti diretti sotto 5.000 euro.

I cinque criteri che contano nella scelta

1. Esperienze pregresse documentate

Non è buon senso: è un requisito di legge. L'art. 50, comma 1, lett. b) impone di assicurare che l'affidatario diretto possieda documentate esperienze pregresse idonee all'esecuzione delle prestazioni; l'obbligo di dare conto della scelta per iscritto deriva dalla determina a contrarre e dall'obbligo generale di motivazione. In pratica: chiedere quali enti ha già servito, con quali forniture e con quale continuità. Chi lavora abitualmente con la PA sa cosa serve a un comune o a un istituto scolastico e produce quella documentazione senza che gli venga spiegata.

2. Ampiezza del catalogo e prodotti fuori catalogo

Il fabbisogno di un ufficio acquisti non è omogeneo: nella stessa settimana possono servire cancelleria, un arredo per la segreteria, materiale igienico-sanitario e un articolo tecnico, e frazionare su cinque fornitori moltiplica determine, controlli e tempi. Il criterio è duplice: quanto è ampio il catalogo, e cosa succede quando il prodotto non è a catalogo. Un fornitore strutturato gestisce la ricerca su richiesta come procedura ordinaria.

3. Tempi di consegna e condizioni logistiche

I tempi dichiarati contano meno di quelli rispettati: chiedete i tempi standard, cosa accade se un articolo non è disponibile, chi comunica il ritardo e con quanto preavviso. Anche le condizioni di consegna incidono sull'importo dell'affidamento: PA Product applica la consegna gratuita sopra i 400 euro. Per gli enti di Roma e della Città metropolitana di Roma Capitale, un fornitore con presidio sul territorio semplifica consegne e resi.

4. Capacità di rispondere alle negoziazioni telematiche

Il MePA prevede l'ordine diretto dal catalogo e le negoziazioni, che secondo la documentazione di Acquisti in Rete si articolano in quattro tipologie:

• Trattativa diretta — negoziazione con un unico operatore economico;
• Confronto di preventivi — invito a più operatori economici;
• RdO Semplice — lotto unico, criterio del minor prezzo;
• RdO Evoluta — uno o più lotti, minor prezzo oppure miglior rapporto qualità/prezzo.

Un fornitore che risponde nei termini, con documentazione completa, evita riaperture di termini e procedure deserte.

5. Correttezza amministrativa e fatturazione

Il criterio più noioso, e quello che genera più lavoro quando manca: codice destinatario SDI corretto, PEC funzionante, split payment gestito, dati fiscali coerenti tra portale e documenti. Un errore sul codice SDI significa fattura scartata dal Sistema di Interscambio e pagamento che slitta. Per PA Product srl: P.IVA 17146901008, SDI M5UXCR1, PEC paproduct@pec.it.

Il principio di rotazione: cosa cambia nella scelta

L'art. 49 del D.Lgs. 36/2023 vieta l'affidamento al contraente uscente quando due affidamenti consecutivi hanno per oggetto una commessa dello stesso settore merceologico, categoria di opere o settore di servizi (comma 2). Esistono però margini:

• si possono ripartire gli affidamenti in fasce per valore economico, applicando il divieto dentro ciascuna fascia (comma 3);
• in casi motivati, per struttura del mercato ed effettiva assenza di alternative, previa verifica dell'accurata esecuzione del precedente contratto nonché della qualità della prestazione resa, l'uscente può essere reinvitato o individuato come affidatario diretto (comma 4, modificato dal D.Lgs. 209/2024);
• per le procedure ex art. 50, comma 1, lettere c), d) ed e), la rotazione non si applica se l'indagine di mercato è stata svolta senza limiti al numero di operatori da invitare (comma 5);
• è consentito derogare per gli affidamenti diretti inferiori a 5.000 euro (comma 6).

La rotazione, quindi, non obbliga a cambiare fornitore a prescindere: obbliga a motivare quando non si cambia. Avere più fornitori affidabili abilitati alla stessa categoria è ciò che la rende gestibile.

Due errori frequenti

Trascurare il benchmark Consip. Chi acquista fuori dalle convenzioni-quadro Consip deve usarne i parametri prezzo-qualità come limiti massimi per beni e servizi comparabili (art. 26, comma 3, L. 488/1999). Un confronto da documentare, non da presumere.

Frazionare per restare sotto soglia. È una fascia sotto osservazione: nella Relazione annuale 2026 l'ANAC segnala che gli affidamenti compresi tra 135.000 e 140.000 euro sono passati da 1.549 nel 2021 a 13.879 nel 2025, con richiamo esplicito al rischio di frazionamenti artificiosi. Meglio programmare il fabbisogno e scegliere la procedura corrispondente.

Come lavora PA Product

PA Product srl fornisce beni alla Pubblica Amministrazione tramite MePA, con copertura nazionale e presidio diretto su Roma e provincia. Gli ambiti sono organizzati per tipo di ente: comuni, scuole, comandi di polizia locale e, in generale, forniture per la PA tramite MePA.